(MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES]

Por medio de la cual se fijan los parámetros para el manejo de la información contenida en las Bases de Datos de Motor Uno S.A.S.,

 

POLÍTICA GENERAL DE TRATAMIENTO DE DATOS DE LAS PERSONAS NATURALES

Motor Uno S.A.S., garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, intimidad, el buen nombre y la imagen. Con el propósito de que todas las actuaciones se regirá por principios de buena fe, legalidad, veracidad, libertad y transparencia. Quien en ejercicio de su actividad comercial y/o contractual, utilizará los datos consignados para suministrar de forma periódica y cada que se considere conveniente.

 

Cualquier actividad, incluyendo las académicas, comerciales y laborales, sean estas permanentes ocasionales pueda suministrar cualquier tipo de información o dato personal a Motor Uno S.A.S., y en la cual esta actúe como encargado del tratamiento o responsable del tratamiento podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

 

Motor Uno S.A.S., utilizará los datos por Usted consignados en el documento mediante cual nos autoriza a suministrarle de forma periódica, cada que Motor Uno S.A.S., o sus encargados lo estimen conveniente, y mientras la actividad comercial y/o contractual se encuentre en operación, todo tipo de información comercial relacionada con los productos y servicios que comercializa, oferta, promoción, demás datos o actividades relacionadas. Esta información, en caso de que Motor Uno S.A.S., así lo considere, será trasferida a terceras personas, nacionales o extranjeras (naturales o jurídicas) o su Red de distribución quienes en calidad de encargados del tratamiento, con las cuales contrata actividades de cualquier tipo, darán a la base de datos el uso informado en el presente Manual. Se le informa que Usted como titular tiene los derechos consagrados en el artículo 8 de la ley 1581d 2012: A) conocer, actualizar y rectificar sus datos. B) solicitar prueba de su autorización. C) ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos. D) presentar quejas ante la SIC por infracciones. E) revocar su autorización de acuerdo con el procedimiento creado por la SIC. Acceder gratuitamente a sus datos personales.

 

DEFINICIONES

Dato sensible: Es aquel que afecta la intimidad de su titular o que su uso indebido puede generar discriminación. Por ejemplo, aquellos relativos a la orientación sexual, la orientación política, el origen étnico o racial, las convicciones religiosas o filosóficas, la participación en grupos sindicales, de Derechos Humanos o sociales, entre otros.

 

Dato personal: Conjunto de información susceptible de relacionarse a una o más personas naturales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales sometidos a tratamiento por parte del responsable o encargado del tratamiento.

 

Titular de los datos personales: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

 

Tratamiento de datos personales: Operaciones a las que se someten los datos personales. Por ejemplo, la recolección, el almacenamiento y el uso que se hace de dichos datos.

 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

 

Aviso de privacidad: Es una comunicación del Responsable del tratamiento al titular de los datos personales en la que se informa la existencia de las Políticas de Tratamiento de Información a las que son sometidas. Los datos personales por parte del responsable, la forma de consultarlas y las finalidades del tratamiento de los datos personales.

 

Dato público: Es aquel contenido en documentos públicos, relativo al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son datos públicos, por ejemplo, los contenidos en la cédula de ciudadanía, en registros públicos, en sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas y no sometidas a reserva. Por lo anterior, será también dato público el que no es semiprivado, privado o sensible.

 

Transferencia: Tratamiento dado por el responsable o encargado del tratamiento mediante el envío de información de datos personales a un responsable de tratamiento, distinto de quien envía, localizado dentro o fuera de Colombia.

 

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargad por cuenta del responsable.

 

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada, que realiza el tratamiento de datos personales bajo el amparo del responsable del tratamiento.

 

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada legitimada para decidir sobre el tratamiento de datos personales o la base de datos.

 

 

 

PRINCIPIOS

Legalidad del tratamiento de datos: Aplicación de las normas del ordenamiento jurídico Colombiano relativas al Régimen General de Tratamiento de Datos Personales y las contenidas en la presente política.

 

Finalidad: Los datos personales que sean tratados tendrán una finalidad legítima, la cual se informará al respectivo titular de datos personales.

 

Libertad: El tratamiento que se realice a los datos personales, se hace de acuerdo a la autorización previa, expresa y consentida del titular de los datos personales.

 

Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, actualizada comprobable y comprensible, partiendo de la buena fe en la información suministrada por Titular.

 

Transparencia: Garantía de que el titular de los datos personales puede obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones de acuerdo a los procedimiento descritos en la presente política.

 

Acceso y circulación restringida: Garantía de que el tratamiento de datos personales dado a la bases de datos de las que es responsable, se realiza por personas autorizadas por el titular y la demás personas permitidas por la ley.

 

Seguridad: Implementación de todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesaria para proteger los datos personales tratados en las bases de datos evitando el uso, la adulteración la perdida y la consulta no autorizada o no deseada.

 

Confidencialidad: Reserva de la información autorizada por el Titular siempre y cuando este lo autorice y mientras se mantenga una relación comercial y/o contractual entre el Responsable d Tratamiento y el Titular de los datos.

 

Para ampliación de las definiciones y principios, puede consultarse la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así, como las demás disposiciones normativas que los modifiquen, aclaren complementen o deroguen.

 

DEBERES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS EN MOTOR UNO S.A.S

Responsable del tratamiento de datos personales: Motor Uno S.A.S., Será el responsable de la decisión sobre la base de datos y  tratamiento, previamente autorizados por el titular. La dirección es: Avenida Boyacá N° 69 A – 06, Bogotá – Colombia, Teléfono: 2510122 Nit: 900.033.741-6

 

 

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Motor Uno S.A.S., o a quien autorice, serán los encargados de las bases de datos personales y el tratamiento, que se les realice.

 

 

TITULAR DE DATOS PERSONALES

Los clientes (potenciales, activos, inactivos), empleados, alumnos o terceros autorizados, son los responsables de mantener actualizada de forma verídica, completa, comprobable, comprensible oportuna y confiable su información, a través de los canales dispuestos por Motor Uno S.A.S

 

Cualquier tipo de solicitud producto del ejercicio de los deberes y derechos consagrados en la presente política podrá dirigirse al departamento de Servicio al cliente, en el teléfono 2510122 o al correo electrónico [email protected]

 

CLASIFICACIÓN DE LOS DATOS

 

Base de datos de clientes, distribuidores, centros autorizados de servicio técnico y repuesteros Persona Natural: Es aquella en la que se recolectan, almacenan y usan datos de personas que compran o ha comprado productos y servicios ofrecidos por Motor Uno S.A.S.

 

 

 

Base de datos de personas con interés en adquirir un producto o servicio de Motor Uno S.A.S.: Es aquella en la que se recolectan, almacenan y usan datos de personas que están interesadas e adquirir algún producto o servicio ofrecido por  Motor Uno S.A.S., y su Red de distribución.

 

Base de datos de empleados, empleados en misión y contratistas persona natural de Motor Uno S.A.S.: Es aquella en la que se recolectan, almacenan y usan datos de personas que tienen una relación contractual en calidad de empleado, empleado en misión o contratista de Motor Uno S.A.S., Para tal efecto, deberá existir entre el titular de los datos personales y el responsable de tratamiento un vínculo laboral o de prestación de servicios de cualquier tipo.

 

Base de datos de aspirantes a cargos en Motor Uno S.A.S.: Es aquella en la que se recolectan, almacenan y usan datos de personas que están interesados en trabajar como empleado de Motor Uno S.A.S.

 

Base de datos de proveedores persona natural: Es aquella en la que se recolectan, almacenan y usan datos de personas que proveen productos servicios a Motor Uno S.A.S.

 

Base de datos de asistentes a eventos y capacitaciones de Motor Uno S.A.S.: Es aquella en la que se recolectan, almacenan y usan datos personales de personas que participe en los distintos eventos ofrecidos por Motor Uno S.A.S., Los eventos podrán ser de orden comercial, cultural, entre otros.

 

Base de datos visitantes a las Instalaciones de Motor Uno S.A.S.: Es aquella en la que se recolectan, almacenan y usan datos personales de personas que ingresan las instalaciones de Motor Uno S.A.S., (Sede principal o Centro de Partes).

 

TRATAMIENTO DE LOS DATOS

Finalidades del tratamiento de datos.

 

• Comunicar constantemente a los titulares de datos personales, actividades de mercadeo y publicidad, información de cada uno de los productos o servicios ofrecidos de manera directa o indirecta por Motor Uno S.A.S., de acuerdo a los perfiles de cada tipo de base de datos definida en la presente política.

 

• Generar estadísticas, encuestas y otro tipo de análisis de información que contribuyan a la toma de decisiones para el cumplimiento de los objetivos de la compañía.

 

• Compartir las bases de datos personales tratadas por Motor Uno S.A.S., a terceros encargados que contribuyan con la ejecución de actividades propias de la compañía o el cumplimiento de disposiciones legales o de relaciones comerciales con dichos terceros.

 

• Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por Motor Uno S.A.S., o terceros aliados.

 

• Transferencias y transmisiones para tratamiento por terceros nacionales e internacionales de datos personales suministrados a Motor Uno S.A.S.

 

Aceptar esta política implica para el titular de los datos personales la aceptación de la posibilidad que tiene Motor Uno S.A.S., para transmitir o transferir la totalidad de los datos del titular terceros en el país o en el exterior.

 

Motor Uno S.A.S., respeta la normatividad legal que lo regula y se compromete a informar a los terceros, los parámetros bajo los cuales se ha concedido la autorización, haciendo claridad en que sólo podrán hacer uso de dichos datos mientras la actividad comercial se encuentre en operación y/o contractual, y exclusivamente para los usos definidos por la compañía.

 

Autorización para tratamiento de datos Personales efectuado por Motor Uno S.A.S.

Motor Uno S.A.S. tratará datos personales de personas naturales que expresamente la autoricen de acuerdo a los procedimientos descritos en este manual.

 

Tratamiento de datos sensibles.

Sólo se tratarán datos sensibles siempre que el titular lo autorice. En esta medida, Motor Uno S.A.S. siempre indicará a los titulares de los datos personales cuáles de los datos que busca recolectar, almacenar y usar son sensibles, informándole al titular que no está obligado autorizarlos.

 

Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.

Sólo se tratarán datos personales de menores de 18 años que tengan el carácter de públicos. Los datos sensibles, se otorgarán bajo la autorización de sus representantes legales (padres de familia tutores o acudientes).

 

Motor Uno S.A.S., siempre respetará el interés superior de los menores de 18 años, así como sus derechos fundamentales.

 

 

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.

 

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante Motor Uno S.A.S.

 

• Solicitar a Motor Uno S.A.S., prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de su datos personales.

 

• Ser informado por Motor Uno S.A.S., del uso o tratamiento al que son sometidos sus datos personales.

 

• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a Régimen General de Protección de Datos Personales y a este manual, una vez agotados los procedimientos descritos en la presente política.

 

• Revocar la autorización otorgada y/o supresión de sus datos cuando se infrinja el Régimen General de Protección de Datos Personales y el presente manual.

 

• Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.

 

• Todos estos derechos aplican de acuerdo a los procedimientos establecidos en este manual.

 

 

PROCEDIMIENTOS

 

Los procedimientos a continuación sólo pueden ser ejercidos por el Titular, sus causahabientes representantes, siempre que se acredite previamente la identidad o la representación.

 

El titular o sus representantes deberán indicar por lo menos, su nombre completo, sus datos contacto los cuales deben incluir: una dirección de correo electrónico, una dirección para envío de correspondencia, un teléfono o celular de contacto y la indicación de estar obrando en nombre propio o la acreditación de estar obrando en representación de otro, cuando sea el caso, median poder debidamente otorgado. A su vez, deben indicar los datos personales sobre los que versa la solicitud y deben aportar los documentos o demás elementos que responden o apoyen la misma. Por último, en cualquiera de las solicitudes el titular o su representante deberán autorizar el uso de la información recolectada por Motor Uno S.A.S., y por los medios o canales que éste defina.

 

Recolección de datos y Autorización de su tratamiento:

Motor Uno S.A.S., y sus encargados, recolectan los datos del titular a través de los canales dispuestos para ello, solicitando su autorización expresa e informando su finalidad, teniendo en cuenta que el cliente tiene la potestad de autorizar su tratamiento, previo al uso de la información por parte del responsable o encargado.

 

Las pruebas de autorización de los datos personales recolectados por Motor Uno S.A.S., si almacenaran por medios físicos, digitales o grabaciones de audio mientras se encuentre en operación la actividad comercial/o contractual de la compañía.

 

Conocimiento de los datos personales tratados por Motor Uno S.A.S.

Con el fin de conocer los datos personales tratados por Motor Uno S.A.S.; el Titular, su representante o tutor, deben dirigir por escrito la solicitud al correo [email protected] o a la dirección Av Boyaca N° 69 A – 06, Bogotá – Colombia. teléfono: 2510122, indicando el objetivo de la solicitud, adicional debe suministrar nombre completo, datos de contacto los cuales deben incluir: dirección de correo electrónico, dirección para envío de correspondencia, teléfono (fijo o móvil) y la indicación de estar obrando en nombre propio o la acreditación de estar obrando en representación de otro, cuando sea el caso, mediante poder debidamente otorgado.

 

Motor Uno S.A.S., a través del Departamento de Servicio al cliente, dará respuesta al titular representante del mismo, antes de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibida la solicitud. En caso de no poder atender la solicitud en este plazo, se le notificará al titular el motivo de la demora y la fecha en la que será atendida su solicitud, la cual no puede superar los 5 día hábiles siguientes contados a partir del vencimiento del primer término.

 

Corrección, actualización, rectificación y supresión de los datos personales tratados por Motor Uno S.A.S.,

 

El titular de los datos persona les, su representante o tutor pueden elevar la solicitud a Motor Uno S.A.S. y/o al encargado del tratamiento para que sus datos personales tratados por la compañía sean corregidos, actualizados o suprimidos si lo desean o si consideran que existe u incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en el Régimen General de Protección de Datos Personales o en el presente manual, efectuando el siguiente procedimiento:

 

El titular o su representante, debidamente acreditados, elevarán su solicitud por el correo [email protected] , o a la dirección Avenida Boyaca # 69 A – 06, teléfono : 2510122 dirigida al responsable o encargado de tratamiento indicando: La identificación del Titular, La descripción de la solicitud, La dirección y demás datos de contacto del titular Anexos que soporten la información de la solicitud.

 

Si no se cumplen los requisitos enunciados para la solicitud o reclamo, el responsable o encargado contactará al titular para que subsane los requisitos, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud. Si transcurren dos (2) meses contados a partir de la fecha en que se le solicita al interesado que cumpla los requisitos establecidos, sin que éste los subsane, se entenderá que ha desistido de la solicitud o reclamo.

 

Si la solicitud es recibida por alguien no competente para resolverla, esta persona trasladará la información al área de servicio al cliente en un plazo máximo de dos (2) días hábiles e informar de la situación al interesado.

 

Una vez recibida la solicitud, y antes de dos (2) días hábiles contados desde la fecha d recepción de la solicitud, se incluirá en la base de datos la frase «reclamo en trámite» y el motivo de la misma, la cual se mantendrá en la base de datos hasta que se haya gestionado la solicitud.

 

El responsable o encargado del tratamiento dispone de quince (15) días hábiles contados partir del día siguiente de la fecha de recepción de la solicitud para atenderla.

 

Si no es posible atender la solicitud dentro del término señalado, Motor Uno S.A.S., informa a interesado los motivos que impiden atender su solicitud y la fecha en la que será resuelta . L nueva fecha no puede superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial. Cuando existe un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos, no se concede la supresión de los mismos.

 

Los Encargados del tratamiento de Base de Datos Personales habilitados por Motor Uno S.A.S., deben aceptar la política, las instrucciones y procedimientos impartidas por el Responsable para su adecuado cumplimiento garantizando como mínimo lo señalado en la ley 1581 de 2012 y la normas complementarias que lo regulan.

 

Ningún Encargado de Tratamiento de Base de Datos Personales de Motor Uno S.A.S., está facultado para suministrar información a terceros, salvo en relación con instrucciones precisas d consulta impartidas por Motor Uno S.A.S.

 

Transferencias y transmisiones Internacionales de Datos Personales

Motor Uno S.A.S., proporcionará información de datos personales a otros países que cuente con niveles de seguridad y confidencialidad iguales o superiores a los fijados por 1 Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia.

 

Motor Uno S.A.S., respeta la normatividad legal que lo regula y se compromete a informar a los terceros, los parámetros bajo los cuales se ha concedido la autorización, haciendo claridad en que sólo podrán hacer uso de dichos datos mientras la actividad comercial se encuentre en operación y/o contractual, y exclusivamente para los usos definidos por la compañía.

 

Custodia, confidencialidad y seguridad de base de datos personales

Motor Uno S.A.S., aplicará las mejores prácticas y pondrá a disposición los mecanismos y las acciones tendientes y necesarias que garanticen la seguridad, discreción y confidencialidad de la información que reposa en la base de datos personales, estableciendo los mecanismos para la validación de identidad de usuarios.

Del mismo modo, Motor Uno S.A.S., cuenta con criterios de verificación para que solamente e personal autorizado cuente con los perfiles de acceso a la información y para ello, so responsables ante Motor Uno S.A.S. y los terceros por el uso indebido o negligente de sus claves códigos de acceso.

 

Reporte de violaciones a los códigos de seguridad a la Autoridad de Protección de datos

En caso de presentarse violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares, Motor Uno S.A.S., informará inmediatamente la Superintendencia de Industria y Comercio y cumplirá con las instrucciones y requerimientos que esta imparta.

 

Comunicación de cambios sustanciales en el manual y obtención de nueva autorización

Motor Uno S.A.S., comunicará los cambios sustanciales presentados en esta política al Titular antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas; estos cambios son referidos a la identificación del responsable, finalidad del tratamiento de los datos personales aquellos que puedan afectar el contenido de la autorización.

 

Motor Uno S.A.S. obtendrá del Titular o representante una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento.

 

Atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR’s)

Motor Uno S.A.S., cuenta con procesos y procedimientos para atender en debida y oportuna forma las PQR’s de los clientes titulares de los datos personales, sujetándose y acogiéndose a 1 instrucciones, mandatos y recomendaciones de las autoridades.

 

La ley establece como requisitos de procedibilidad para actuar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (autoridad encargada de velar por el adecuado uso de los datos personales acudir en primera instancia ante Motor Uno S.A.S., quien obra en su calidad de responsable encargado del tratamiento para resolver directamente el reclamo o consulta. Para ello se dispone de los canales de comunicación mencionados anteriormente en el presente manual.

 

DISPOSICIONES FINALES

Vigencia del manual de políticas y procedimientos.

El presente manual rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Lo no previsto en el presente manual se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.

 

Aviso de privacidad

*Señor DESTINATARIO y/o SUSCRIPTOR DE LA AUTORIZACIÓN: Motor Uno S.A.S., utilizará los datos por Usted consignados en (Formularios, Facebook, WhatsApp, Messenger, Instagram o cualquier otro medio social).  para suministrarle de forma periódica, cada que Motor Uno S.A.S., o sus encargados lo estime conveniente, y mientras la actividad comercial se encuentre en operación y/o contractual, todo tipo de información comercial relacionada con los productos y servicios que comercializa, oferta promociones, demás datos o actividades relacionados. Esta información, en caso de que Motor Uno S.A.S., así lo considere, será trasferida a terceras personas, nacionales o extranjera (naturales o jurídicas) en calidad de encargados del tratamiento, con las cuales contrata actividades de cualquier tipo, quienes darán a la base de datos el uso informado en la presente Así mismo, podrá ser transferida a la Red de distribución con que cuenta Motor Uno S.A.S., quienes darán el mismo uso informado en la presente. Se le informa que Usted como titular tiene los derechos consagrados en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012: a) conocer, actualizar y rectificar sus datos. B) solicitar prueba de su autorización. C) ser informado sobre el uso que se le ha dado sus datos. O) presentar quejas ante la SIC por infracciones. E) revocar su autorización de acuerdo con el procedimiento creado por la SIC. F) Acceder gratuitamente a sus datos personales. Responsable del tratamiento es: Motor Uno S.A.S.,  Dirección: Avenida Boyaca # 69 A – 06. Nit: 900.033.741-6

 

Autorización de tratamiento de datos personales

Motor Uno S.A.S., con NIT 900.033.741-6, dando cumplimiento a la Ley Estatutaria 158 de 2012 y del Decreto reglamentario 1377 de 2013, relacionadas con el Habeas Data, informa que es responsable del tratamiento de datos personales que han sido recolectados con ocasión de 1 venta de sus productos y servicios, así como de las cotizaciones, eventos y campañas de servicio efectuadas a través de distintos canales.

 

En tal sentido, solicitamos públicamente la autorización de los titulares de los datos personale que se encuentran en las bases de datos que obran en fa compañía, para continuar con tratamiento de dichos datos de manera veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable comprensible, transparente y para los fines que constan en las políticas de tratamiento de dato que se encuentran publicadas en la web www.qbd.ce7.myftpupload.com, así como el modo de ejercer sus derechos como titular de los datos personales.

 

Si transcurridos 30 días hábiles a partir de la presente comunicación, Motor Uno S.A.S. no recibe manifestación alguna, podrá continuar con el tratamiento de la información persona para las mismas o similares finalidades que han sido objeto desde el momento se su recolección.

 

Lo anterior no impedirá que de acuerdo con la ley y en cualquier momento, los titulares de dato personales puedan ejercer sus derechos de conocimiento, acceso, rectificación, actualización revocatoria y supresión de tales datos.

 

Para el ejercicio de sus derechos conforme a la ley 1581 de 2012 y decreto 1377 de 2013, puede enviar comunicación al correo electrónico [email protected] o a la dirección: Avenida Boyaca # 69 A – 06, Bogotá – Colombia